Fagakademiet

Hvordan få optimalt ut av internkontroll i norske kommuner

God internkontroll er en enorm ressurs for kommunen din, ikke bare noe du må gjøre for å følge loven.

Hva er egentlig formålet med internkontroll? Spør du mange kommuner, vil de kanskje svare at det handler om å rapportere avvik. Det er tross alt påkrevd ifølge internkontrollforskriften.

Dette er dog bare halve sannheten; et utgangspunkt for det internkontroll egentlig er ment å hjelpe kommunen med. Rapporterer du avvikene inn i et internkontrollsystem (for eksempel Compilo), hjelper ikke det noen dersom de bare blir liggende der. Det blir bare nok et system som tar opp verdifull tid for de ansatte.

For at internkontroll skal bli en ressurs fremfor et tidssluk, er du nødt til å ha rutiner på plass for å faktisk bruke avviksrapportene til å gjøre forbedringer.

 

Hva skjer når du ikke jobber aktivt med internkontroll?

Jeg har med tiden vært borti mange uheldige situasjoner som oppsto fordi kommunen har for dårlige internkontrollrutiner.

Et veldig vanlig eksempel, som ofte blir klaget på i lokalavisens leserbrev, er tiden det tar å få svar på byggesøknader. Å få gjennomslag på disse kan ta tid, og ofte (for eksempel om ingen reguleringsplan foreligger) må den behandles politisk.

Ved å inkludere noen gode rutiner for svar, og informere om hva slags prosess som venter, unngår du misfornøyde søkere. Oppskriften på dette er noe du gjerne vil finne i et internkontrollsystem – en slags Wikipedia for rutiner og beste praksis i kommunen din.

Ofte, når nyansatte begynner i kommunen, er det manglende rutiner for opplæring. Med et velfylt internkontrollsystem, får de en enklere start, selv når overordnede mangler tid til å lære bort alt ansikt til ansikt. Slik kan du unngå høy turnover i kommunen.

 

Hvordan tenke internkontroll på en bedre måte?

Internkontroll er egentlig bare et verktøy for å drive aktivt med endringsledelse. Når avvikene som rapporteres inn faktisk tas opp, gir det deg en direkte slagplan på hva som kan gjøres bedre i kommunen din.

Dersom dette skal skje, må noen ta ansvar for å holde i systemet. Ofte kjøper kommunen dyr programvare og tenker at det er nok. Det blir litt som å kjøpe en tomt uten å bygge hus der. Da hjelper det ikke at tomten er aldri så egnet.

Personen(e) som tar ansvaret, har to hovedoppgaver. Det ene er å holde aktiviteten oppe og sørge for at folk bruker systemet aktivt og at ulike parter snakker med hverandre. Det andre er å bidra med å skrive strategier og retningslinjer på en god, leselig måte. Av den grunn er det ofte smart å velge noen med mediabakgrunn, for eksempel en journalist.

 

God internkontroll er en sirkel

Dersom internkontrollsystemet 1) er leselig og nyttig, og 2) de kommuneansatte opplever at avvikene de rapporterer inn følges opp og tas til etterretning, vil du oppleve en større tillit og respekt til internkontrollen.

Slik oppnår du en sirkel, hvor avvik rapporteres inn, rutinene endres, tas i bruk, for så å gå gjennom nye revideringer igjen. Det er dette som er god endringsledelse – hvor internkontrollen er noe du jobber aktivt med, hele tiden, for at kommunen skal levere best mulig tjenester til innbyggerne sine.

FA kursoversikt

Relaterte artikler


Fagskole | Oppvekstfag | Fagbrev

Slik blir barna i barnehagen bedre mennesker med høytlesning


Visste du at bøker faktisk lever til de grader opp til sitt rykte? Enten det...

Fagbrev

Krangling i barnehagen – hvordan lærer du barna å løse konflikter?


Det er mye snakk om å få mer læring inn i barnehagen, men det viktigste en...

Fagskole | Oppvekstfag | Helsefag | Fagbrev | Service og Samferdsel | Bygg- og anleggsteknikk

Hva slags utdanning burde jeg velge i voksen alder?


Har du vært lenge i jobb, og begynner først nå å vurdere å ta videreutdanning...