Fagakademiet

Mer kunnskap om saksbehandling kan spare kommunen for store ressurser

Saksbehandling er et litt svakt punkt for mange i kommunen. Men det trenger ikke være slik.

Kommunens fagfolk skal dekke et vidt spekter av oppgaver og behov. Økt rettsliggjøring medfører at saksbehandlingen i enkeltsaker blir viktigere. Offentlig saksbehandling er sjelden en del av fagutdanningen, og er ofte noe som den enkelte har måttet lære seg underveis. Mange ansatte føler seg dermed utrygge på saksbehandlingsdelen.

Advokat Kurt O. Bjørnnes har arbeidet med kommunalforvaltning i nærmere 30 år og holdt kurs og foredrag for om lag 40 000 deltakere. Mange av kursene er gjennomført i regi av Fagakademiet AOF. Han brenner for god saksbehandling, og er tydelig på at det er veldig mange flinke fagfolk ansatt i norske kommuner:

– Jeg går ikke med på forestillingen som er skapt om at offentlig ansatte ikke kan jobben sin, for det kan de. Men mange offentlige instanser har for få ressurser, slik at det går utover kvaliteten på saksbehandlingen. Når folk blir tryggere, og får tid til å gjøre arbeidet sitt, kan de jobbe enklere, sier han.

 

Mange vanskelige grensetilfeller

Bjørnnes påpeker at samfunnet har blitt mer og mer rettsliggjort, i den forstand at
befolkningen i stor grad har fått lovfestet krav på tjenester.

– En av forvaltningens viktigste oppgaver er å gå inn og ta en avgjørelse. Men det kan lett bli slik at frykten for å gjøre feil forsinker saksbehandlingen, forteller han.

I kommunal sektor er det viktig å skille mellom saksbehandling og forberedelse av sak som skal avgjøres politisk, og såkalte delegerte vedtak. Sistnevnte er vedtak som kommunedirektøren har fått kompetanse til å avgjøre administrativt. En annen saksbehandlerutfordring er om avgjørelsen i en sak regnes som enkeltvedtak eller forskrift.

– Disse grensene er vanskelige, men helt avgjørende i saksbehandlerprosessen. Det er for eksempel bare enkeltvedtak som kan påklages forvaltningsrettslig. Andre publikumshenvendelser og klagemål må håndteres på annet vis enn gjennom klagesporet, sier Bjørnnes.

 

Tilstrekkelig utredning og begrunnelser gir færre klager

Forvaltningen har en selvstendig plikt til å opplyse saken. Dette tar nødvendigvis tid. Bjørnnes peker også på at det er viktig at vedtakene begrunnes, slik at mottaker forstår hva
avgjørelsen går ut på og hvorfor utfallet ble som det ble.

– Et godt og stødig vedtak inneholder alltid en henvisning til, og klargjøring av, det rettslige grunnlaget for avgjørelsen. Med rettslig grunnlag menes (litt forenklet sagt) hjemmelen for vedtaket. Forvaltningen må alltid ha tilstrekkelig hjemmel for å pålegge innbyggerne en plikt eller en byrde, eller for å frata dem en rettighet, sier Bjørnnes.

Han legger til at avgjørelsen også må vise til det faktiske grunnlaget som forvaltningen har lagt til grunn, og de vurderinger forvaltningsorganet har foretatt.

 

Godt språk blir sannsynligvis snart lovfestet

Det holder dog ikke bare med gode grunner. De må også være forklart på en tydelig måte. En kjepphest for Bjørnnes er at teksten i vedtakene skal være leservennlig og forståelig.

– Forvaltningen bør strekke seg etter å bruke et språk som er klart og enkelt. Man bør ikke bruke utpregede faglige uttrykk uten å forklare betydningen av disse. Jeg tror man først som sist kan starte arbeidet med klart språk, sier Bjørnnes.

Han forteller at i utkastet til ny forvaltningslov er det foreslått å lovfeste kravet til et enkelt språk, som skal være tilpasset mottakeren. Saksbehandlere vil i fremtiden måtte være mer bevisst på hvordan man formidler og presenterer innholdet i vedtak.

Bjørnnes påpeker at hans egen yrkesgruppe – advokatene – også har mye å gå på når det gjelder klart språk:
– Hvorfor i all verden skriver vi «jamfør», «imidlertid» og «undertiden» når man kan bruke 
andre og enklere begreper?

Bjørnnes minner til slutt om at dokumentene i en forvaltningssak som hovedregel er åpne 
for innsyn:
– Det er altså ikke bare parten i en sak som kan kreve innsyn. Også journalister og andre 
interesserte kan be om innsyn i hvilken som helst type sak. Dette følger av offentleglova.

Åpenhet og transparens kan være krevende å stå i, avslutter han.

FA kursoversikt

Randi Gisvold Steen
Skrevet av Randi Gisvold Steen

Randi Gisvold Steen er kompetanserådgiver i Fagakademiet AOF. Randi har mange års erfaring med å utvikle og tilby kurs og konferanser til ansatte i offentlig sektor.